Archos - software pro správu spisového materiálu
Program Archos slouží k snadné a přehledné správě skladu spisového materiálu likvidovaných i činných společností a subjektů, podnikových a vnitropodnikových archivů, jakož i k provozu agendy organizací zabývající se úschovou spisového materiálu.
Položky archivu jsou roztříděny dle zadaných parametrů:
- informace o zákazníkovi, o spisu, balení, pozice ve skladu, pozice v sekci zákazníka apod.
Uživateli jsou k dispozici přehledné nástroje pro správu informací o spisovém materiálu:
- filtry pro snadnější dohledání informací o arch. položce
- podpora skartace a skartačních znaků
- výpočet délky úschovy spisového materiálu
- tiskové sestavy
- tisk štítků
- tabulkové výstupy
- jednoduchý instalátor
- export agend do Excelu
- snadné updaty
K programu je vypracována obsáhlá příručka. Program je dodáván v české jazykové verzi.
Aplikaci je možné provozovat na osobních počítačích třídy PC s operačním systémem Microsoft Windows™ 98/2000/XP.
O archivaci
Co je to archivace/evidence spisového materiálu?
Ze zákona mají státní orgány, orgány státní samosprávy ale i nestátní právnické a fyzické osoby povinnost poskytovat informace o své činnosti. Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Pro skladování musí být dostatečné a vhodné prostory (optimální vlhkostní a teplotní podmínky) po zákonem stanovené období s ohledem na typy dokumentů. Norma DIN 32757. Po třídění a archivaci dokumentů následuje po vypršení doby skladování skartační řízení s příslušným státním/zemským archivem. Novela zákona o účetnictví podporuje elektronickou podobu archivace dat. Zákon č. 563/1991 Sb. § 33. Dalšími zákony vztahujícími se k tématice archivování jsou i zákon o ochraně osobních údajů, autorský zákon, zákon o účetnictví a další.
Kdo je povinen archivovat?
Právnické osoby. Fyzické osoby při provozování podnikatelské činnosti. Zaniklé subjekty jimž ještě neskončila povinná doba skladování dokumentace.
Jaká je doba uchování písemností? § 31 Zákon č. 563/1991 Sb.
Účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Co vše lze archivovat?
Účetní uzávěrka, výroční zpráva. Mzdové listy, účetní písemnosti, účetní doklady, účtové rozvahy, účetní knihy, doklady o výdajích a příjmech v hotovosti. Doklady týkající se záručních lhůt a reklamačních řízení. Písemnosti týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků. Inventární dokumentace hmotného majetku. Ostatní dokumentace.
